480大学档案

理由是: 十大菠菜台子档案馆的使命是保存十大菠菜台子的机构历史。.

政策: 档案馆收藏, 组织, 保存并使人们能够访问记录大学历史的重要记录. 档案馆因此成为大学的机构记忆, 保存许多个人对其成长和发展的贡献，并提供历史信息供研究和参考. 档案馆的藏品不流通，并按预约向公众开放.

适用范围及适用性: 档案馆是由大学管理部门创建的官方和半官方记录的存储库, 学术部门, 教师, 学生与校园组织. 这些记录以各种不同的格式存在，包括电子记录.

为了促进机构档案从来源到档案馆的有序流动, 包括所有权在内的一些原则, 移情, 必须建立保密性和格式: 

1. 所有在大学内为官方目的创建的记录都是大学的财产. 
2. 机密记录除外, 大学的正式记录应定期从原始办公室转移到档案室. 
3. 经教务长批准并符合适用法律, 图书馆院长(或其指定人员)应决定档案馆收集的哪些记录值得保存在档案馆藏中, 并应决定如何管理存档收集，以及何时和如何查阅存档记录. 
4. 特定的记录, 出于保密原因, 等, 是否在公众视野之外，或对其使用有合理的限制, 除非法律另有规定. 
5. 在将记录添加到存档集合之前，可以对其进行重新格式化. 在这种情况下, 负责档案的图书管理员(档案管理员)可以选择与原始办公室联系，以确定是否应退还或销毁记录, 但这不是必需的. 
6. 如果档案管理员认为档案不再具有持久价值，可以将档案从档案中删除, 档案中的其他记录是否重复, 或以其他格式提供. 档案保管员可以选择与原始办公室联系，以确定是否应退还或销毁已删除的记录, 但这不是必需的. 
7. 其他单位可以建立个人档案, 与档案管理员协调程序和时间表，以确保满足大学档案管理计划的目标. 单位档案馆应遵守档案标准和学校关于记录和存储设施状况的政策, 以及收藏的维护和可访问性. 未经档案管理员同意，不得销毁单位档案中的记录.

定义:    

记录: 档案馆保存的物品, 其中包括但不限于:官方报告, 会议记录和通信, 预算和审计财务报表, 出版物, 以及短暂的材料.

格式: 存档记录的永久形式, 其中包括但不限于:打印文件, 照片, 底片, 幻灯片, 视听资料, 地图, 打印, 缩微胶片, 对象, 以及电子文件.

程序:

将永久记录转移到OU档案的说明

档案馆的工作是保留和保存具有永久历史价值的大学记录. 档案不存储计划销毁的记录.

步骤1:识别记录

第二步:准备盒子或文件夹

使用标准尺寸的储物盒(12 " x15 " x10 ")，有盖子和把手.

在可能的情况下, 在装箱前将文件从挂起文件夹中移除，并放置在与挂起文件夹相对应的单独文件夹中.

将文件放入盒子时，保持文件的原始顺序. 对研究人员来说，按原顺序查找档案是非常重要的.

不要把箱子填满. 过度填充的盒子会造成安全隐患，并可能损坏记录.

在可能的情况下，松散的小册子和其他物品在放入盒子之前应放在文件夹中.

以最适合运输过程中保护的方式包装大小奇怪的物品.

为每个箱子创建一个库存清单. 注明部门名称、箱号、资料日期范围和所有文件夹标题.

填写一张 大学档案传送/盘点表(传送表，附件A). 每批记录只使用一份传送表.

将传送表和盒子/文件夹列表副本发送到档案馆。 注意:档案.

为你的记录保留一份传送表和盒子/文件夹清单的副本.

档案馆将通过电子邮件或电话确认收到传输请求, 并且会邮寄一份备忘录，描述送货过程.

在每个盒子标签上写上盒子编号，因为它与盒子/文件夹列表有关. 用粗黑色记号笔表示可见度.

当箱子贴好标签并准备转移时, 联络大学邮递服务安排取件.

联系 档案工作人员 有问题吗?.

相关政策及表格:

OU美联社&记录的保留和处理

附录:

附录A:大学档案传送/盘点表